Privacyverklaring

VV Hoogeveen hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

VV Hoogeveen doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VV Hoogeveen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zin beschreven in deze Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor die worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de werking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VV Hoogeveen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het lezen van onze Privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dat via de volgende gegevens:

Contactgegevens:
www.vvhoogeveen.nl
Sportveldenweg 1
7902 NX Hoogeveen
05282-65786
[email protected]

Het Bestuur VV Hoogeveen

Inleiding

In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens wij van u verzamelen en hoe wij die gegevens gebruiken. VV Hoogeveen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Persoonsgegevens die wij verwerken

VV Hoogeveen gebruikt deze gegevens enkel voor informatie over clubactiviteiten, wedstrijdadministratie en inning van contributies. Leden geven hiervoor bij het aangaan van het lidmaatschap toestemming. Persoonsgegevens worden opgenomen in een ledenlijst, die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde leden van het (jeugd)bestuur, in het bijzonder administrateur, secretaris en penningmeester. Delen van de ledenlijst zijn per team beschikbaar voor elftalleiders en trainers.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Lidmaatschapnummer
• Lidnummer
• Bankrekeningnummer
• Pasfoto (indien nodig voor de spelerspas)

Een lijst met geautoriseerde personen die namens de vereniging (via gebruikersnamen en wachtwoorden) toegang hebben tot Sportlink voor administratieve verwerking van wedstrijd- en competitiegegevens is ter inzage beschikbaar bij het bestuur.

Bijzondere en/ of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Het kan voorkomen dat u of uw kind op een foto op onze website staat. Mocht u hier bezwaar tegen hebben dan kunt u een verzoek tot aanpassing (bijvoorbeeld door het onherkenbaar maken van het gezicht) of complete verwijdering van de betreffende foto(s) sturen naar [email protected].

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

VV Hoogeveen verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Inschrijving als lid bij de KNVB
• Het afhandelen van uw contributie
• Adresgegevens voor de ledenadministratie
• Adresgegevens voor de oproeping van de algemene ledenvergadering
• Geboortejaar/datum voor de indeling in categorieën voor de teams
• Verzenden van onze presentatiegids en lidmaatmaatschap pas
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor eventuele teamwijzigingen
• U te informeren over (sport-) activiteiten

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

VV Hoogeveen zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is. Om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

1. Bewaartermijn van persoonsgegevens is 7 jaar na beëindiging lidmaatschap (datum uitschrijving)
2. Persoonsgegevens ten behoeve van bijeenkomsten, activiteiten en evenementen, zullen  maximaal 3 maanden na datum bewaard worden
3. Persoonsgegevens in Exel ten behoeve van teamindelingen zullen aan het einde van ieder voetbalseizoen aangepast of verwijderd worden.

Delen van uw persoonsgegevens met anderen

VV Hoogeveen deelt uw persoonsgegevens (naam, e-mailadres en telefoonnummer) met vrijwilligers alleen indien nodig voor de uitoefening van hun taken. VV Hoogeveen blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Verwerking en bewerking van persoonsgegevens vindt plaats in Sportlink waarmee ook uitwisseling van (persoons-) gegevens met de KNVB plaatsvindt. 

In geval van een betalingsachterstand kunnen wij uw gegevens delen met derden ten behoeve van incasso. Wij delen gegevens in voorkomende gevallen alleen met partijen waarmee wij een verwerkerovereenkomst hebben afgesloten, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd.

Verder zullen wij de door uw versterkte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijke verplicht en toegestaan is.

Wedstrijdverslagen, website, social media, pers en Hoogeveen TV

VV Hoogeveen heeft een pr-commissie. Zij zorgen wekelijks voor voor wedstrijdverslagen, foto's, persberichten en items voor Hoogeveen TV. In deze verslagen worden de namen van de spelers genoemd. De vereniging publiceert deze items op haar eigen website en via social media. Daarnaast deelt de commissie de verslagen met de traditionele media. Dat betekent dus dat de kans aanwezig is dat deze wedstrijdverslagen, foto's en beelden op nieuwssites en eventueel op radio en televisie kunnen verschijnen. De vereniging acht het niet nodig om hiervoor de toestemming van de leden en deelnemers te krijgen. De vereniging beroept zich namelijk op een gerechtvaardigd belang. In dit geval beroept de vereniging zich op artikel 7 van de Nederlandse Grondwet en artikel 10 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens, waaronder de persvrijheid valt.
De vereniging en de commissie zullen geen berichten naar buiten brengen die schadelijk kunnen zijn voor de leden van de vereniging of deelnemers van een evenement dat door de vreniging wordt georganiseerd. De vereniging geeft iedereen de kans om onwaarheden in de verslagen te laten corrigeren. De vereniging zal dan op de eigen kanalen de verslaggeving aanpassen en ook het verzoek indienen bij andere media om de berichtgeving aan te passen. Indien een ieder het nodig acht dat er een rectificatie plaats moet vinden en een verzoek indient bij de vereniging, dan zal de vereniging dit verzoek in behandeling nemen en terugkoppelen aan de indiener van het verzoek. Om een verzoek in te dienen voor rectificatie kunt u contact opnemen per email via [email protected].

Overige foto's + opnames

Voor het maken van foto’s die niet vallen onder bovenstaande categorie wordt toestemming gegeven bij het aangaan van het lidmaatschap. Dit staat vermeld op het inschrijfformulier.

• Dit betreft in hoofdzaak (portret)foto’s ten behoeve van wedstrijdadministratie (Sportlink KNVB).
• Leden kunnen individueel medewerking aan fotoshoots weigeren of foto’s die zonder hun toestemming zijn genomen laten verwijderen. De vereniging stelt beeldmateriaal nimmer ter beschikking aan derden, zonder voorafgaande toestemming van betrokkenen.
• Gebruik van beeldmateriaal vanaf de website is niet toegestaan, zonder voorafgaande overeenkomst met vereniging (bestuur), betrokkenen en fotograaf.
• De vereniging is niet verantwoordelijk voor of aanspreekbaar op het plaatsen van foto’s op sociale media (facebook, twitter, instagram, whatsapp etc.) door individuele leden of groepen leden.
• In kantine en bestuurskamer is camerabewaking ter bescherming en beveiliging van eigendommen. Bezoekers worden via informatiebordjes geattendeerd op de aanwezigheid van camerabeveiliging. Gegevens worden maandelijks vernietigd.

In kaart brengen websitebezoek

VV Hoogeveen gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Sponsors en leveranciers

VV Hoogeveen maakt enkel gebruik van noodzakelijke gegevens ter onderhouding van de relatie. Het gaat specifiek om naam van het bedrijf, (email)adres, telefoonnummer, contactperso(o)n(en) en (bank)rekeningnummer. De vereniging stelt deze gegevens niet beschikbaar aan derden, noch worden op enige manier openbaar gemaakt. Met instemming wordt in het geval van sponsoring het bedrijfslogo gepubliceerd op de website, rondom het veld en/of in de kantine. Op de website is er een directe link naar de website van het bedrijf. Bij beëindiging van de relatie worden gegevens verwijderd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Verwijderen van uw gegevens kan alleen als u geen lid meer bent van VV Hoogeveen. U kunt een verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen wij u op in deze kopie uw pasfoto, paspoortnummer, Burgerservicenummer (BSN) en de strook met nummers onderaan het paspoort of ID-kaart zwart te maken, ter bescherming van uw privacy. De kopie van uw identiteitsbewijs wordt niet bewaard.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

VV Hoogeveen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via [email protected].

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen worden op deze webpagina gepubliceerd.

Vragen

Uw privacy is belangrijk voor ons. Daarom bekijken we elk jaar of het privacy beleid nog voldoende waarborgen biedt en goed uitgevoerd. Met vragen kunt u terecht via [email protected].

Bestuur VV Hoogeveen